Auditoria Operacional: Resumo de procedimentos
- Djalma João da Silva Pimentel
- 22 de jun. de 2023
- 30 min de leitura
Atualizado: 25 de nov. de 2024
1 Introdução
A auditoria operacional compreende um tipo de auditoria mais aprofundada, em que é feita uma revisão sistemática da eficácia, eficiência e economia da operação. A auditoria operacional é uma avaliação orientada para o futuro, sistemática e independente das atividades organizacionais.
De acordo Tribunal de Contas da União (TCU), em seu Manual de Auditoria Operacional (BTCU especial no 36, de 03/12/2020), a Auditoria Operacional assim pode ser definida:
"A auditoria operacional é o exame independente, objetivo e confiável que analisa se empreendimentos, sistemas, operações, programas, atividades ou organizações do governo estão funcionando de acordo com os princípios de economicidade, eficiência, eficácia e efetividade e se há espaço para aperfeiçoamento (ISSAI 3000/17).".
O Conselho Nacional de Justiça define a Auditoria Operacional conforme consta na Resolução CNJ nº 309, de 11 de março de 2020:
"Art. 25. As Auditorias classificam-se em:
[...]
II – Auditoria Operacional ou de Desempenho – com o objetivo de avaliar a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade de organizações, programas, planos estratégicos e atividades governamentais, com a finalidade de promover o aperfeiçoamento da gestão pública, avaliar os resultados organizacionais e certificar o funcionamento dos controles internos, baseando-se em análises de risco;"
Portanto, a Auditoria Operacional ou de Desempenho tem como principais pressupostos o trabalho de levantamento de dados de um determinado setor da instituição com o objetivo de verificar se os seus procedimentos estão sendo executados de acordo com os princípios da economicidade, eficiência, eficácia e efetividade.
Além do disso, a Auditoria Operacional se constitui em oportunidade para que o gestor, em parceria com o órgão de auditoria da instituição, reveja os seus procedimentos e adotando a metodologia de gerenciamento de riscos, consiga identificar procedimentos ultrapassados ou que os riscos à sua execução necessitam de monitoramento.
Portanto, a auditoria operacional avalia a eficiência, eficácia e economia dos processos e operações de uma organização. Durante essa auditoria, diversos aspectos devem ser examinados para garantir que as operações estejam alinhadas com os objetivos da organização e que recursos sejam usados de maneira eficiente.
1.1 Das características da Auditoria Operacional
Ao contrário das auditorias de regularidade, que adotam padrões relativamente fixos, as auditorias operacionais, devido à variedade e complexidade das questões tratadas, possuem maior flexibilidade na escolha de temas, objetos de auditoria, métodos de trabalho e forma de comunicar as conclusões de auditoria. Empregam ampla seleção de métodos de avaliação e investigação de diferentes áreas do conhecimento, em especial das ciências sociais ( ISSAI 3000/1.2, 2.2, 2004; ISSAI 400/4,21, 2001).
Além disso, essa modalidade de auditoria requer do auditor flexibilidade, imaginação e capacidade analítica (ISSAI 3000/1.8, 2004).
Em resmo, a Auditoria Operacional tem como principais características:
1.1.1 Economicidade:
É a minimização dos custos dos recursos utilizados na consecução de uma atividade, sem comprometimento dos padrões de qualidade (ISSAI 3000/1.5, 2004). Refere-se à capacidade de uma instituição gerir adequadamente os recursos financeiros colocados à sua disposição.
1.1.2 Eficiência:
É definida como a relação entre os produtos (bens e serviços) gerados por uma atividade e os custos dos insumos empregados para produzi-los, em um determinado período de tempo, mantidos os padrões de qualidade.
1.1.3 Eficácia:
É definida como o grau de alcance das metas programadas (bens e serviços) em um determinado período de tempo, independentemente dos custos implicados (COHEN; FRANCO, 1993).
1.1.4 Efetividade:
Diz respeito ao alcance dos resultados pretendidos, a médio e longo prazo.
1.1.5 Foco nos processos e resultados:
Examinar os processos de trabalho, fluxos de atividades e práticas operacionais.
Buscar identificar oportunidades de melhoria em termos de produtividade, qualidade e custo-benefício.
1.1.6 Amplitude de análise :
Pode abranger diferentes áreas da organização, como gestão de pessoas, suprimentos, atendimento ao cliente, tecnologia da informação, entre outros.
Examinar não apenas a conformidade com normas e regulamentos, mas também a relevância e adequação das práticas e políticas internacionais .
1.1.7 Metodologia baseada em riscos :
Identificar e avaliar os principais riscos operacionais que possam comprometer os objetivos da instituição.
Propõe controles e ações de mitigação para minimizar esses riscos.
1.1.8 Uso de indicadores e estatísticas :
Faz uso de indicadores de desempenho (KPIs) e benchmarks para comparar resultados e sugerir melhorias.
1.1.9 Abordagem consultiva :
Muitas vezes, além de sugestões de falhas e não conformidades, apresenta recomendações práticas para melhorar o desempenho.
1.2 Exemplos de aplicação:
Avaliar a eficiência de um processo de licitação pública.
Examinar os controles internos de uma unidade de recursos humanos.
Analisar o fluxo de trabalho e comunicação entre diferentes departamentos.
Verificar a sustentabilidade das operações ou programas socioambientais.
1.3 Da integração da Auditoria Operacional com o planejamento estratégico
O processo de seleção deve estar integrado simultaneamente ao planejamento estratégico e ao sistema de planejamento anual (ISSAI 3000/3.2,2004; BRASIL, 2005, art. 2°).
As escolhas estratégicas do órgão controlador abrangem diferentes perspectivas, desde decisões sobre a alocação de recursos para cumprir suas obrigações legais até decisões sobre áreas de governo que devem ser examinadas prioritariamente.
Assim, as escolhas estratégicas afetam a alocação de recursos em geral, tais como a natureza do investimento em capacitação, os tipos de ferramentas de trabalho que devem ser desenvolvidas, o quantitativo de pessoal alocado por linha de atuação.
Além disso, a seleção de objetos específicos deve partir de perspectiva geral do órgão de controle sobre temas prioritários de auditoria (ISSAI 300/3.2, 2001).
Uma vez definidas as grandes áreas de atuação, levando em consideração os objetivos do órgão de controle, o processo de seleção de objetos de auditoria pode ser mais bem focado, passando-se ao exame das informações setoriais das ações de governo em confronto com critérios de seleção. Essa segunda etapa permitirá passar do planejamento estratégico para a formulação de plano operacional.
1.4 Ciclos da Auditorial Operacional
1.4.1 Processo de seleção do tema:
O processo de seleção do objeto de auditoria é o primeiro estágio do ciclo de auditoria. Sua importância reside na definição de um objeto que ofereça oportunidade para a realização de auditoria que contribua para o aperfeiçoamento da administração pública e forneça à sociedade opinião independente sobre o desempenho da atividade pública.
O principal critério de seleção é a capacidade de a auditoria agregar valor, por meio de sua contribuiçãopara a avaliação e a melhoria da gestão pública (ISSAI3000/3.2, 2004). Outros critérios podem ser usados,entre os quais se destacam os citados nos normativos da Intosai e do TCU: materialidade, relevância evulnerabilidade (ISSAI 3000/3.2, 2004; BRASIL,2005). Esses critérios estão fortemente relacionados, mas são apresentados separadamente de forma a facilitar a compreensão de como operacionalizar o processo de seleção.
A materialidade indica que o processo de seleção deve levar em consideração os valores envolvidos no objeto de auditoria, pois a auditoria deve produzir benefícios significativos. Nem sempre benefícios das auditorias operacionais são financeiros,mas o aperfeiçoamento de processos em objetos deauditoria com alta materialidade tem grande possibilidadede gerar economia ou eliminar desperdícios.
A relevância indica que as auditorias selecionadas devem procurar responder questões de interesse da sociedade, que estão em debate público e são valorizadas.
As vulnerabilidade, no contexto do processo de seleção, são situações ou propriedades intrínsecas do objeto de auditoria que podem estar associadas à ocorrência de eventos adversos (ABNT, 2009).
Sobre levantamento de dados, para passar do planejamento estratégico para o plano operacional, são necessárias informações atualizadas sobre estrutura, funções e operações dos possíveis objetos de auditoria, que permitam a identificação de áreas com alta materialidade, que apresentem vulnerabilidades e que tenham potencial para que a auditoria contribua para gerar melhorias na administração (ISSAI 200/1.23,2001). A coleta dessas informações pode ser realizada por meio de levantamento, que é um tipo de instrumento de fiscalização (BRASIL, 2002a, art. 238).
2 PLANEJAMENTO DA AUDITORIA OPERACIONAL
2.2 Análise preliminar o objeto auditado
A análise preliminar consiste no levantamento de informações relevantes sobre o objeto auditado para adquirir-se o conhecimento necessário à formulação das questões que serão examinadas pela auditoria.
A equipe deve realizar investigação preliminar dos controles internos e dos sistemas de informação, assim como dos aspectos legais considerados significativos no contexto da auditoria. Nas auditorias operacionais, o exame da confiabilidade da base informativa e dos controles internos deve enfatizar os aspectos que possam comprometer a efetividade e/ou a eficiência das operações.
A análise preliminar deverá identificar o funcionamento do objeto auditado:
a) os processos gerenciais;
b) as bases de dados existentes;
c) o ambiente de controle;
d) as restrições enfrentadas (imposições legais e limitações impostas pela concorrência, pela tecnologia, pela escassez de recursos ou pela necessidade de cooperar com outras entidades).
Ainda na fase de análise preliminar, podem ser utilizadas técnicas com a finalidade de traçar diagnóstico a partir da interpretação sistemática das informações coletadas e da identificação dos principais problemas relativos ao desempenho do objeto selecionado.
a) objetivos (gerais ou parciais, dependendo da extensão do trabalho);
b) estratégia de atuação (ações desenvolvidas, metas fixadas, clientes atendidos, procedimentos e recursos empregados, bens e serviços ofertados e benefícios proporcionados);
c) estrutura organizacional (linhas de subordinação e de assessoramento e relação com as atividades desenvolvidas);
d) fontes de financiamento e principais itens de custo e despesa (histórico da execução orçamentária);
e) situação no contexto das prioridades governamentais;
f) histórico (a partir da data de criação, as denominações anteriores e mudanças na sua concepção lógica em relação a objetivos, público-alvo e formas de implementação);
g) grupos de interesse e características do ambiente externo e interno;
h) natureza da atuação de outros órgãos ou programas governamentais que atuam na mesma área (linhas de coordenação).
Ainda na fase de análise preliminar, podem ser utilizadas técnicas com a finalidadede traçar diagnóstico a partir da interpretação sistemática das informações coletadas e da identificação dos principais problemas relativos ao desempenhodo objeto selecionado.
O Quadro 1 resume as técnicas mais empregadas e osobjetivos a que se propõem.
As técnicas mais empregadas e os objetivos a que se propõem, assim se resumem:
TÉCNICAS DE DIAGNÓSTICO | OBJETIVO |
SWOT e Diagrama de Verificação de Risco |
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Análise Stakeholder |
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Map de produtos e Indicadores de desempenho |
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Mapa de processos |
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2.3 Definição do objetivo e escopo da auditoria
A partir do conhecimento construído durante a análise preliminar do objeto de auditoria, a equipe deverá definir o objetivo da auditoria por meio da especificação do problema e das questões de auditoria que serão investigadas.
O objetivo deve esclarecer também as razões que levaram a equipe a sugerir um determinado tema e enfoque, caso estes não tenham sido previamente definidos na deliberação que determinou a realização da auditoria.
Contudo, não há regras rígidas sobre quando formular subquestões de auditoria.
Contudo, as questões devem ser focadas, específicas e tratar de apenas um tema.
Se for necessário, subquestões devem ser formuladas para que cada uma delas seja o mais simples possível e, no conjunto, abranjam o que se deseja investigar por meio da questão de auditoria. As subquestões facilitam a organização das informações do projeto de auditoria por linha da matriz de planejamento, permitindo ao leitor acompanhar a lógica do desenho da auditoria. Excesso de subquestões pode tornar a matriz extensa, repetitiva e cansativa. Sendo assim, deve ser adotada a solução mais adequada a cada trabalho.
2.4 Elaboração da Matriz de Planejamento
Uma vez definidos o problema e as questões de auditoria, a equipe deverá elaborar a Matriz de Planejamento, geralmente elaborada no formato de quadro um resumo das informações relevantes do planejamento de uma auditoria operacional, o qual deve conter no mínimo as informações abaixo descritas:
a) Questão / Subquestão de auditoria:
Especificar os termos-chave e o escopo da questão:
- Critério;
- Período de abrangênca;
- Atores envolvidos;
- Abrangênca geográfica
b) Critérios:
Padrão usado para determinar se o objeto auditado atinge, excede ou está aquém do desempenho esperado. Incluir as fontes dos critérios.
c) Informações requeridas:
Informações necessárias para responder à questão de auditoria.
d) Fontes de informação:
Identificar a fonte de cada item de informação.
e) Procedimentos de coleta de dados:
Técnicas de coleta de dados que serão usadas e descrição dos respectivos procedimentos.
f) Procedimentos de análise de dados:
Identificar as técnicas a serem empregadas na anáise de dados e descrever os respectivos procedimentos.
f) Limitações:
Especificar as limitações quanto:
- a estratégia metodológica adotada;
- ao acesso à pessoas e informações;
- à qualidade das informações;
- às condições operacionais de realização do trabalho.
g) O que a análise vai permitir dizer:
Conclusões, novas informações ou achados que podem ser obtidos a partir da análise das informações coletadas para responder a questão.
Não há regras rígidas sobre quando formular subquestões de auditoria. Contudo, as questões devem ser focadas, específicas e tratar de apenas um tema.
Se for necessário, subquestões devem ser formuladas para que cada uma delas seja o mais simples possível e, no conjunto, abranjam o que se deseja investigar por meio da questão de auditoria. As subquestões facilitam a organização das informações do projeto de auditoria por linha da matriz de planejamento, permitindo ao leitor acompanhar a lógica do desenho da auditoria.
Excesso de subquestões pode tornar a matriz extensa, repetitiva e cansativa. Sendo assim, deve ser adotada a solução mais adequada a cada trabalho.
Exemplo de formulação de questões e subquestões de auditoria:
Questão 1: Os controles internos sobre o auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança, o pagamento desses benefícios?
Subquestão 1.1: Os controles internos sobre as atividades de concessão dos benefícios de auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança, o pagamento desses benefícios?
Subquestão 1.2: Os controles internos sobre as atividades de manutenção dos benefícios de auxílio-doença são adequados para garantir, com razoável segurança, o pagamento desses benefícios?
Questão 2: Qual a cobertura de atendimento do serviço de reabilitação profissional e qual o seu impacto econômico nos gastos com o benefício?
Subquestão 2.1: A estrutura física do serviço e o número de servidores alocados são suficientes para o atendimento da demanda por reabilitação profissional?
Subquestão 2.2: Qual a economia que o serviço de reabilitação possibilita e qual o seu potencial de crescimento?
2.5 Especificação dos critérios de auditoria
Ainda na fase de planejamento, a equipe deve definir os critérios de auditoria, que são padrões de desempenho utilizados para medir a economicidade, eficiência, eficácia e efetividade do objeto de auditoria. Representam o estado ideal ou desejável daquilo que se examina e oferecem o contexto para se avaliar as evidências e compreender os achados, conclusões e recomendações da auditoria.
Da comparação entre o critério e a situação existente (condição) são gerados os achados de auditoria.
Portanto, critério representa a expectativa razoável e fundamentada do que “deveria ser”, as melhores práticas e benchmarks contra os quais o desempenho é comparado ou avaliado10 (ISSAI 3000/Apêndice 2, 2004; GAO, 2007).
Os critérios de auditoria desempenham papel fundamental no desenvolvimento de diversos aspectos do trabalho, servindo de base para (ISSAI 3000/Apêndice 2, 2004):
a) definição de arcabouço conceitual básico que facilite a comunicação entre os integrantes da equipe de auditoria, as autoridades do TCU e os gestores;
b) delimitação do escopo da auditoria, tornando explícitos os seus objetivos;
c) orientação da coleta de dados, indicando como obter evidências significativas;
d) fixação de parâmetros balizadores das conclusões e recomendações da auditoria.
Nas auditorias operacionais, a escolha do critério de auditoria é mais flexível e frequentemente contém elementos de discricionariedade e de julgamento profissional. Dependendo do caso examinado, a fonte mais adequada para o critério de auditoria será a norma oficial, expressa em leis e regulamentos, ou a fundamentação científica, tendo como referência literatura especializada, normas profissionais e boas práticas.
Entre as fontes que podem ser empregadas para a definição de critérios de auditoria, compreendem (ISSAI 3000/3.3, 2004; GAO, 2007):
Leis e regulamentos que regem o funcionamento da entidade auditada;
Decisões tomadas pelo Poder Legislativo ou Executivo;
Referências a comparações históricas e comparações com a melhor prática;
Normas e valores profissionais;
Indicadores-chave de desempenho estabelecidos pela entidade auditada ou pela Administração;
É importante observar que desempenho satisfatório não significa desempenho perfeito e que qualquer julgamento deve levar em conta as circunstâncias do auditado (ISSAI 3000, Apêndice 2).
Opinião de especialista independente;
Critérios utilizados em auditorias similares ou empregados por outras Entidades de Fiscalização Superior (EFS);
Organizações que realizem atividades semelhantes ou tenham programas similares;
Bibliografia especializada.
2.6 Elaboração de instrumentos de coleta de dados
Uma vez definida e validada a matriz de planejamento, passa-se à elaboração dos instrumentos de coleta de dados que serão utilizados durante a execução da auditoria. Cada técnica de coleta de dados – entrevista, questionário, grupo focal e observação direta – possui um instrumento próprio, a ser desenhado de forma a garantir a obtenção de informações relevantes e suficientes para responder às questões de auditoria.
Toda a equipe deve envolver-se na elaboração dos instrumentos de coleta de dados, os quais devem ser testados para garantir a sua consistência. A realização
do teste-piloto permite, ainda, conferir as premissas iniciais acerca do funcionamento do objeto auditado e a qualidade e confiabilidade dos dados.
2.7 Teste piloto
O teste piloto é uma fase preliminar e essencial nos trabalhos de auditoria, cujo objetivo é verificar a viabilidade, adequação e eficácia dos procedimentos planejados. Ele permite a identificação de potenciais ajustes necessários antes da execução integral da auditoria, garantindo que os métodos e instrumentos adotados sejam apropriados para alcançar os objetivos definidos.
O objetivo principal é identificar possíveis falhas, ajustes necessários e verificar se as metodologias de auditoria são apropriadas para alcançar os objetivos previstos.
Principais características do teste piloto:
Avaliação de Procedimentos: Testa os procedimentos e controles planejados em uma pequena escala para garantir que eles sejam eficazes e bem estruturados.
Identificação de Riscos: Ajuda a detectar áreas de risco que não foram previamente identificadas ou totalmente compreendidas no planejamento da auditoria.
Correção de Rumo: Permite ajustes no escopo, nas metodologias e na alocação de recursos com base nos resultados preliminares, assegurando uma auditoria mais eficiente.
Redução de Erros: O teste piloto minimiza o risco de erros durante a auditoria completa, pois possibilita a validação de técnicas, questionários, entrevistas, entre outros, em uma fase inicial.
2.8 Programa de Auditoria
2.8.1 Visão geral
O Programa de Auditoria compreende a etapa do planejamento que delineia as fases, métodos e critérios que serão aplicados durante o processo de auditoria, assegurando que todas as áreas e aspectos relevantes sejam devidamente analisados.
Sobre o tema, o artigo 42, § único, da Resolução CNJ nº 309, de 11 de março de 2020, assim estabelece:
Art. 42. O Programa de Auditoria consiste em documento que reúne todas as informações levantadas durante a fase de planejamento e se destina, precipuamente, a orientar adequadamente o trabalho da auditoria, ressalvada a possibilidade de complementações quando as circunstâncias justificarem.
Parágrafo único. A utilização criteriosa do Programa de Auditoria permitirá à equipe avaliar, durante os exames de auditoria, a conveniência de ampliar os exames (testes de auditoria) quanto à extensão e/ou à profundidade, caso necessário.
Nesse sentido, sobre o Programa de Auditoria, o Manual de Auditoria do Poder Judiciário, publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em 2023, esclarece:
Constitui-se em um plano de ação que reúne todas as informações levantadas durante a fase de planejamento e se destina, precipuamente, a orientar adequadamente o trabalho da auditoria, facultando ao(à) auditor(a) interno(a) inserir, oportunamente, complementações e atualizações quando as circunstâncias justificarem, a exemplo da necessidade de se ampliar os testes de auditoria quanto à extensão e/ou à profundidade.
Ou seja, o Programa de Auditoria compreende o documento elaborado na etapa do planejamento que delineia as fases, métodos e critérios que serão aplicados durante o processo de auditoria, assegurando que todas as áreas e aspectos relevantes sejam devidamente analisados.
Portanto, o presente documento destina-se a servir como um guia prático para a elaboração do Programa de Auditoria do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina, essencial durante a fase de planejamento dos trabalhos de Auditoria Interna.
2.8.2 Objetivos do Programa de Auditoria
Dentre os objetivos do Programa de Auditoria, pode-se destacar:
Estabelecimento claro dos objetivos a serem definidos pela equipe de auditoria, alinhados com as metas e necessidades da instituição.
Determinar o escopo: O programa deve delimitar o escopo da auditoria, especificando as áreas, processos, atividades ou sistemas que serão avaliados.
Estabelecer um roteiro de procedimentos: O programa deve detalhar os procedimentos e técnicas de auditoria que serão utilizados para coletar evidências e obter informações relevantes.
Orientar a equipe de auditores: O programa serve como um guia para a equipe de auditores, fornecendo diretrizes claras sobre como conduzir os trabalhos.
Assegurar a consistência: Um programa bem estruturado garante que as auditorias sejam realizadas de forma consistente, seguindo uma metodologia padronizada.
Recursos adicionais: O planejamento adequado permite a alocação eficiente de recursos, como tempo, pessoal e orçamento, maximizando a eficácia das auditorias.
Gerenciar riscos: O programa deve considerar os principais riscos da instituição e direcionar as auditorias para áreas de maior exposição.
Promover melhorias: As recomendações geradas pelas auditorias devem ser orientadas para a melhoria contínua dos processos e controles internos.
De um modo geral o Programa de Auditoria tem por objetivo delinear as etapas, metodologias e critérios a serem seguidos pelos auditores durante o processo de auditoria, assegurando que o trabalho seja conduzido com integridade, objetividade e profissionalismo.
2.8.3 Roteiro do Programa de Auditoria
2.8.3.1 Apresentação
A “Apresentação” em um Programa de Auditoria é uma seção introdutória que contextualiza e explica o propósito geral do documento. Inclui informações sobre a previsão ou não da realização do trabalho no Plano Anual de Auditoria, a definição do objeto de auditoria e o objetivo a ser alcançado.
Essencialmente, a "Apresentação" estabelece as bases para o entendimento do documento, preparando o leitor para as seções subsequentes e facilitando a compreensão do escopo e da estrutura do programa de auditoria.
Exemplo/sugestão:
________________________________
Apresentação
O presente documento descreve o Programa de Auditoria que definirá as etapas necessária para a realização dos trabalhos de auditoria operacional na [Nome da Unidade], com o objetivo de avaliar a eficácia, eficiência e conformidade dos processos e atividades sob análise, bem como dar cumprimento ao Plano Anual de Auditoria 2024 (PAA/2024).
Esclarece-se que o presente documento, está fundamentado nos termos do artigo 42 da Resolução CNJ, de 11 de março de 2020, além das orientações emanadas do Manual de Auditoria do Poder Judiciário, publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), que oferece um guia detalhado para a execução de auditorias internas, assegurando a conformidade, a eficiência, e a eficácia dos procedimentos praticados nas unidades do Poder Judiciário do Estado de Santa Catarina.
2.8.3.2 Objetivo da auditoria
O objetivo geral da auditoria representa o propósito central da atividade planejada, sendo o principal guia para os trabalhos realizados. Ele define o tipo e a natureza da auditoria, influenciando diretamente a determinação do escopo e a escolha da metodologia aplicada.
Portanto, para garantir a eficácia da auditoria, é fundamental definir claramente os objetivos, detalhando o que se espera alcançar com a execução do trabalho.
Exemplo/sugestão:
________________________________
1 Objetivo Geral da Auditoria:
A auditoria é uma ferramenta fundamental para garantir a integridade, eficiência e transparência das operações judiciais, assegurando que os processos sejam conduzidos em conformidade com os normativos legais e regulatórios aplicáveis.
Nesse sentido, o principal objetivo da auditoria objeto de presente Programa de Auditora é garantir que as operações e atividades da [Nome da Unidade auditada] estejam em conformidade com as políticas internas, regulamentações legais e melhores práticas do setor, bem como identificar oportunidades de melhoria, mitigar riscos e assegurar que os recursos estão sendo utilizados de forma eficiente e eficaz.
2.8.3.3 Visão geral do objeto auditado:
A visão geral do objeto auditado é desenvolvida durante a análise preliminar e oferece uma descrição detalhada do objeto a ser examinado. Essa descrição abrange as características essenciais para sua compreensão, incluindo a legislação aplicável, os setores responsáveis, suas competências e atribuições em relação ao objeto.
Além disso, a visão geral considera o ambiente organizacional em que o objeto está inserido, ressaltando as peculiaridades da unidade auditada, especialmente no que diz respeito às suas atividades e aos controles internos administrativos.
Exemplo/sugestão:
________________________________
2 Visão Geral do Objeto Auditado:
A auditoria dos procedimentos de licitação de compras de materiais realizados pela Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF) do Tribunal de Justiça do Estado de Santa Catarina tem como objetivo avaliar a conformidade, a eficiência e a transparência das aquisições realizadas pela instituição.
A Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF) é a unidade responsável por gerenciar os processos licitatórios de forma a garantir a correta aplicação dos recursos públicos, garantindo que todas as etapas sejam conduzidas em conformidade com as normas legais e os princípios constitucionais da administração pública, como legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
A estrutura administrativa da DOF compreende...
Com essa estrutura e os controles implementados, a Diretoria de Orçamento e Finanças do TJSC visa garantir que os processos licitatórios de compras de materiais sejam realizados com eficiência, integridade e conformidade com as melhores práticas de gestão pública, conforto segurança jurídica e atendimento plenamente às demandas.
Assim, as funções principais do DOF, nesse contexto, incluem a coordenação de todas as fases do processo licitatório, desde a preparação dos editais e termos de referência até a adjudicação e contratação dos fornecedores. A responsabilidade da diretoria abrange garantir que as aquisições atendam às necessidades operacionais do Tribunal, realizadas de maneira justa e competitiva, e que o processo assegure a obtenção das melhores condições para a administração.
O ambiente organizacional do DOF preza pela comunicação aberta entre os setores, com foco na governança pública e no cumprimento rigoroso das normas aplicáveis. A diretoria implementa mecanismos de controle e compliance para mitigar riscos, como fraudes e irregularidades, além de garantir a execução eficiente dos contratos.
2.8.3.4 Escopo da auditoria:
O escopo de uma auditoria governamental define o alcance e os limites da auditoria que será realizada sobre uma entidade pública ou sobre a gestão de recursos públicos. Ele inclui:
Áreas e Assuntos a Serem Auditados: Quais áreas específicas da entidade pública serão examinadas, como orçamento, contratos, programas ou projetos.
Período de Cobertura: O intervalo de tempo que a auditoria irá cobrir, como um ano fiscal ou um período específico de gestão.
Objetivos específicos Auditoria: que são as questões formuladas pela equipe de auditoria (Questões de Auditoria), a serem respondidas na realização do trabalho – e que devem estar vinculadas ao Objetivo Geral - deverá se referir ao que auditoria pretende alcançar, como verificar a conformidade com leis e regulamentos, avaliar a eficácia dos controles internos ou analisar a eficiência e a economia dos processos.
2.8.3.5 Questões de auditoria
É importante lembrar que o objetivo da auditoria deve ser compreendido como a questão central que precisa ser respondida. Ele define o propósito da auditoria – ou seja, porque e para que ela será realizada – e serve como o principal guia em todas as fases do trabalho. Esse propósito será detalhado em várias questões para esclarecer exatamente o que se espera alcançar com a auditoria.
As questões de auditoria detalham o objetivo da auditoria, definindo a abrangência e os limites do trabalho. É crucial elaborar essas questões com cuidado para garantir que não se amplie nem se restrinja o escopo necessário. Assim, após aplicar várias técnicas de coleta de dados para entender o objeto auditado - incluindo sua estrutura, funcionamento, critérios, responsáveis, objetivos, riscos e controles -, a equipe de auditoria terá informações suficientes para formular questões que abordem todos os aspectos relevantes do objetivo da auditoria e maximizem o potencial dos resultados do trabalho.
E como base para elaboração das questões de auditoria, a equipe de auditores deverá ter em mente os seguintes objetivos específicos básicos:
Verificar a Conformidade com normas e regulamentos: Avaliar se o procedimento auditado está em conformidade com as leis, normas e regulamentos aplicáveis, tanto internos quanto externos. Isso inclui verificar a adequação das políticas do procedimento às diretrizes legais e normativas vigentes.
Avaliar a Eficiência Operacional: Examinar se o procedimento foi implementado de maneira que permita a maximização dos recursos disponíveis, promovendo a produtividade dos colaboradores sem comprometer a qualidade do trabalho realizado.
Analisar a Gestão de Recursos Tecnológicos: Verificar a adequação e a eficiência dos recursos tecnológicos utilizados para viabilizar o procedimento, incluindo a segurança da informação, o suporte técnico e a acessibilidade às ferramentas necessárias para o desempenho das funções remotamente.
Medir a Satisfação e o Impacto sobre os Colaboradores: Avaliar o impacto do procedimento sobre o bem-estar e a satisfação dos colaboradores. Identificar pontos de melhoria com base no feedback dos colaboradores.
Avaliar os Controles Internos e a Gestão de Riscos: Analisar a eficácia dos controles internos estabelecidos para o procedimento, incluindo a gestão de riscos associados, como segurança da informação, produtividade, e possíveis fraudes ou desvios de conduta.
Identificar Oportunidades de Melhoria: Propor recomendações para melhorar o procedimento auditado, com base nos achados da auditoria, visando à otimização dos processos, à minimização dos riscos e ao aprimoramento contínuo da política de teletrabalho na organização.
Exemplo/sugestão:
________________________________
3 Definição do Escopo
3.1 Unidade auditada: Diretoria de Orçamento e Finanças (DOF).
3.2 Objeto da Auditoria: Licitações no PJSC sob os termos da Lei 14.133/2021.
3.2 Período Analisado: 2023
3.3 Questões de Auditoria:
3.3.1 A licitação foi precedida de planejamento adequado conforme o art. 18 da Lei nº 14.133/202?
3.3.2 Houve estudo técnico preliminar que justifica a necessidade?
3.3.3 O orçamento estimado foi feito corretamente, respeitando as condições do mercado?
3.3.4 A modalidade de licitação escolhida (concorrência, preço, etc.) foi a mais adequada para a contratação, conforme o art. 28?
3.3.5 Os critérios de julgamento foram claramente definidos (menor preço, técnica e preço, maior desconto, etc.) e estão alinhados com o objeto da licitação?
3.3.6 Os princípios de transparência, eficiência e isonomia foram observados em todo o processo licitatório
3.3.7 A licitação foi amplamente divulgada, garantindo a publicidade do edital e dos atos
3.3.8 Houve cumprimento dos prazos legais, conforme o cronograma
3.3.9 Os documentos de habilitação exigidos das empresas licitantes estão de acordo com o previsto nos arts. 62 a 67 da nova Lei
3.3.10 As exigências de qualificação técnica e econômico-financeira foram pertinentes ao objeto licitado?
2.8.3.6 Procedimentos de Auditoria:
Os procedimentos de auditoria são atividades e técnicas específicas que os auditores utilizam para coletar e avaliar evidências durante uma auditoria. Eles são descritos em um Programa de Auditoria para garantir que o trabalho seja realizado de forma sistemática e abrangente.
A seguir uma lista dos principais Procedimentos de Auditoria que devem constar em um Programa de Auditoria , elaborado com base no Manual de Auditoria do Poder Judiciáriop, publicado pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em 2023:
a) Planejamento da Auditoria:
Definição do universo de processos auditáveis.
Estabelecimento dos objetivos da auditoria.
Identificação dos riscos e controles associados.
Desenvolvimento da estratégia de auditoria.
Elaboração do programa de auditoria.
b) Execução da Auditoria:
Coleta de informações e dados relevantes.
Realização de entrevistas e questionários.
Revisão de documentos e registros.
Testes de conformidade e substantivos.
Avaliação dos controles internos.
3 Documentação:
Registro detalhado dos procedimentos realizados.
Documentação das evidências coletadas.
Manutenção de papéis de trabalho organizados.
4 Comunicação dos Resultados:
Elaboração de relatórios preliminares.
Discussão dos achados com a administração.
Emissão do relatório final de auditoria.
Apresentação das recomendações.
5 Monitoramento de Recomendações:
Verificação da implementação das medidas recomendadas pela Auditoria Interna, segundo o Manual de Monitoramento de Auditorias (MPro Audin 006 – Monitoramento de Recomendações).
Exemplo/sugestão:
________________________________
4 Procedimentos de Auditoria
Os procedimentos realizados pela auditoria compreenderão:
4.1 Análise preliminar do objeto auditado.
4.2 Elaboração do Programa de Auditoria
4.3 Elaboração da Matriz de Planejamento
4.4 Abertura do Processo de Auditoria
4.5 Coleta e análise de dados
4.6 Identificar achados com base em evidências.
4.7 Elaboração da Matriz de Achados.
4.8 Relatório Preliminar.
4.9 Análise da resposta da unidade auditada.
4.10 Elaboração do Relatório Final.
4.11 Apresentação do Relatório Final à Presidência.
4.12 Conclusão do processo de auditoria.
4.13 Monitoramento das recomendações.
4.14 Conclusão do Monitoramento
2.8.3.7 Critérios de Análise
Os critérios de auditoria são fundamentais para avaliar diferentes aspectos nas auditorias operacionais e de conformidade.
Nas auditorias operacionais, os critérios de auditoria servem como um padrão razoável e alcançável de desempenho. Eles são usados para avaliar a adequação de controles, sistemas, processos ou práticas, e também para verificar aspectos como economia, eficiência e eficácia. Esses critérios representam o desempenho ideal ou desejável que se espera alcançar.
Já nas auditorias de conformidade, os critérios de auditoria determinam se as normas e regulamentos estão sendo seguidos corretamente. Esses critérios estabelecem a aderência às regras e regulamentos aplicáveis, representando a conformidade ideal com os requisitos legais e normativos.
Tipos de Critério:
Critério de Desempenho: Define os padrões de eficiência e eficácia esperados para o processo ou atividade auditada. Por exemplo, "A eficiência operacional deve ser de pelo menos 90% de produtividade, conforme estabelecido nas metas da unidade."
Critério de Conformidade: Estabelece as normas, leis ou regulamentos que devem ser seguidos. Por exemplo, "Os processos financeiros devem estar em conformidade com as normas da Lei de Responsabilidade Fiscal e as políticas internas da instituição."
Critério de Economia: Avalia se os recursos estão sendo utilizados de forma econômica. Por exemplo, "Os gastos com materiais devem ser inferiores ao orçamento previsto, com uma variação não superior a 10%."
Critério de Qualidade: Define os padrões de qualidade esperados. Por exemplo, "Os produtos entregues devem atender aos requisitos técnicos especificados no contrato, com uma taxa de rejeição inferior a 2%.".
Para determinar se um critério de auditoria está sendo atendido, é fundamental coletar evidências de auditoria, que são provas obtidas pela equipe para sustentar suas conclusões. Esses critérios representam padrões ou normas que o desempenho deve atender, como eficiência, conformidade ou desempenho esperado.
Durante o processo de auditoria, a equipe compara os critérios estabelecidos (o que deveria ser) com a situação real encontrada (as condições atuais do objeto auditado). Essa comparação gera evidências que ajudam a entender se os critérios estão sendo atendidos. Um conjunto dessas evidências leva à formulação de um achado de auditoria, que pode revelar conformidade (positivo) ou não conformidade (negativo) com os critérios definidos.
Os critérios de auditoria, portanto, são essenciais para avaliar o desempenho e a conformidade, servindo como benchmarks para a análise e a interpretação das evidências coletadas. Eles ajudam a garantir que a auditoria seja objetiva e que os resultados reflitam de forma precisa a situação auditada.
Exemplo/sugestão:
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5 Critérios de Auditoria [de Conformidade]
5.1 [Descrição da norma, artigo e assunto relacionado a auditoria].
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5 Critérios de Auditoria [Operacional]
5.1 Eficiência Operacional: As operações devem ser realizadas com um custo operacional não superior a 5% do orçamento alocado. A eficiência será medida através da comparação entre o custo real e o orçamento planejado.
5.2 Qualidade dos Serviços Prestados: Os serviços devem atender aos padrões de qualidade definidos em contratos e especificações, com uma taxa de satisfação do cliente superior a 85%. A qualidade será avaliada com base em pesquisas de satisfação e feedback dos clientes.
2.8.3.8 Estimativa de custos
A estimativa de custos para a realização de uma auditoria governamental é a previsão dos gastos necessários para conduzir a auditoria, incluindo:
a) Custos Diretos: Despesas com pessoal (salários e benefícios), materiais, e despesas específicas relacionadas às atividades da auditoria.
b) Custos Indiretos: Despesas gerais e administrativas, como suporte administrativo e infraestrutura.
c) Tempo de Trabalho: Avaliação do tempo estimado necessário para completar a auditoria, considerando a complexidade e a extensão do trabalho.
Essa estimativa ajuda a planejar e alocar adequadamente os recursos financeiros e humanos para garantir a execução eficiente da auditoria.
Exemplo/sugestão:
________________________________
6 Estimativa de Custos
A estimativa de custos para esta auditoria envolverá os custos diretos, representados pelas despesas com pessoal (salários e benefícios), materiais, e despesas específicas relacionadas às atividades da auditoria; custos indiretos, relativos as despesas gerais e administrativas, como suporte administrativo e infraestrutura; e o tempo estimado necessário para completar a auditoria, considerando a complexidade e a extensão do trabalho.
2.8.3.9 Equipe de auditoria
A equipe de auditoria é composta por servidores efetivos, com habilidades técnicas específicas e conhecimento especializado sobre o objeto a ser auditado. A composição da equipe deve refletir a complexidade e a natureza da auditoria a ser realizada, garantindo que todas as áreas relevantes sejam cobertas por especialistas.
Responsabilidades da Equipe de Auditoria:
Planejamento: A equipe é responsável por planejar a auditoria, definindo o escopo, os objetivos, os critérios de auditoria e os procedimentos a serem adotados. Isso inclui a identificação de riscos e a alocação eficiente dos recursos disponíveis.
Execução: Durante a execução da auditoria, a equipe realiza a coleta de evidências, a análise de dados e a aplicação dos procedimentos de auditoria previamente definidos. A equipe deve assegurar que todas as atividades sejam conduzidas de acordo com as normas e padrões estabelecidos.
Comunicação e Relatórios: A equipe deve manter uma comunicação clara e constante com a entidade auditada, informando sobre o andamento da auditoria e quaisquer questões encontradas. Ao final, a equipe elabora um relatório de auditoria detalhado, apresentando os achados, conclusões e recomendações.
Ética e Independência: Todos os membros da equipe devem atuar com integridade, objetividade e independência. Eles devem evitar qualquer conflito de interesse que possa comprometer a imparcialidade da auditoria.
Capacitação e Desenvolvimento: O Manual enfatiza a necessidade contínua de capacitação dos auditores para garantir que a equipe esteja atualizada com as melhores práticas, normas e técnicas de auditoria.
Nome
| Matrícula | Função |
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1.2.3.10 Cronograma de auditoria
Estabelecer um cronograma de realização de auditorias é uma etapa crucial na elaboração de um Programa de Auditoria, e sua importância não pode ser subestimada. O cronograma fornece uma estrutura organizada e eficiente para o processo de auditoria, garantindo que todas as atividades realizadas sejam dentro dos prazos.
Um bom cronograma definido permite um planejamento e eficiência eficiente das atividades da equipe de auditoria, ajuda na alocação de recursos e na definição de responsabilidades, evitando sobrecargas e conflitos de agenda. Além disso, facilita o monitoramento contínuo do progresso, permitindo a identificação e correção rápida de desvios.
Um cronograma detalhado também melhora a comunicação com todas as partes envolvidas, alinhando expectativas e mantendo todos os informados sobre os prazos e marcos importantes. Também a identificação antecipada de riscos e desafios é possível com um cronograma, permitindo o desenvolvimento de estratégias para mitigá-los.
Por fim, o cronograma deve ser revisado e ajustado conforme necessário para promover a melhoria contínua e a otimização dos recursos, contribuindo para a eficiência e eficiência.
CRONOGRAMA
Etapa
| Tarefa | Início | Prazo | Responsável | Status |
Planejamento
| Elaborar Programa de Auditoria
| dd/mm/ aa | dd/mm/ aa | Líder da equipe | (Pendente de Início) |
Elaborar Matriz de Planejamento
| dd/mm/ aa | dd/mm/ aa | Líder da equipe |
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Execução
| Abrir Proc. de Auditoria
| dd/mm/ aa | dd/mm/ aa | Líder da equipe | (Em andamento) |
Proceder à Coleta e Análise de Dados
| dd/mm/ aa | dd/mm/ aa | Equipe |
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Elaborar Matriz de Achados
| dd/mm/ aa | dd/mm/ aa | Equipe |
| |
Relatório Final
| Elaborar e enviar Relatório Preliminar
| dd/m/m aa | dd/mm/ aa | Equipe | (Concluída)
|
Elaborar e enviar o Relatório Final
| dd/mm/ aa | dd/mm/ aa | Líder da equipe |
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5 EXECUÇÃO DA AUDITORIA
5.1 Etapas de execução
A etapa de execução consiste na obtenção de evidências apropriadas e suficientes para respaldar os achados e conclusões da auditoria.
As principais atividades realizadas durante a execução são:
a) desenvolvimento dos trabalhos de campo;
b) análise dos dados coletados;
c) elaboração da matriz de achados;
d) validação da matriz de achados.
Em geral, a coleta e a análise de dados não são atividades estanques. Exceto nas pesquisas, os dados são coletados, interpretados e analisados simultaneamente.
Dependendo da metodologia adotada no projeto de auditoria, pode haver variação significativa na organização dos trabalhos de campo e na estratégia de análise dos dados.
A Intosai relaciona as abordagens mais adequadas para responder a algumasquestões típicas de auditoria operacional (ISSAI 3000/Apêndice 1, 2004), conforme o quadro abaixo:
QUESTÃO DE AUDITORIA | ABORDAGENS |
O programa está alcançando os metas previstas? | Estudo sobre alcance de metas ou resultados |
Como o programa funciona | Estudo sobre processos |
Quais são os efeitos líquidos do programa? | Avaliação de impacto |
Os benefícios do programa excedem os custos? Os objetivos são alcançados ao menosr custo possível? | Estudos de custo-benefício e de custo-efetividade |
As atividadedes e procedimentos adotados estão sendo realizados conforme as melhores práticas? | Estudo de benchmarking |
A qualidade da avaliação realizada é aceitável? | Estudo de meta-avaliação |
Fonte: ISSAI 3000/Apêndice 1.
5.2 Achado de auditoria
Achado é a discrepância entre a situação existente e o critério. Achados são situações verificadas pelo auditor durante o trabalho de campo que serão usadas para responder às questões de auditoria. O achado contém os seguintes atributos: critério (o que deveria ser), condição (o que é), causa (razão do desvio com relação ao critério) e efeito (consequência da situação encontrada). Quando o critério é comparado com a situação existente, surge o achado de auditoria. (ISSAI 3000/4.3, 2004).
Exemplo de achado de auditoria:
Achado: Insuficiência de leitos psiquiátricos na maior parte dos estados brasileiros.
Critério: A quantidade de leitos psiquiátricos estabelecida pela Organização Mundial de Saúde é de 0,43 por mil habitantes.
Condição: O Brasil tem, em média, 0,37 leitos psiquiátricos por mil habitantes.
Causas:
- Distribuição desigual de leitos entre os estados da federação (a região sudeste dispõe de 0,53 leitos por mil habitantes, enquanto na região norte o índice é 0,04).
- Distribuição de leitos não atende a critérios populacionais.
- Ausência de planos municipais e estaduais de saúde mental.
- Controle social incipiente
Efeitos:
- Deficiência de atendimento em locais com baixo índice de leitos
- Migração de pessoas com transtornos mentais entre municípios ou entre estados, dificultando o planejamento da atenção à saúde.
Evidências:
Evidências são informações obtidas durante a auditoria e usadas para fundamentar os achados. O conjunto de achados irá respaldar as conclusões do trabalho.
A equipe deve esforçar-se para obter evidências de diferentes fontes e de diversas
naturezas, porque isso fortalecerá as conclusões (ISSAI/Apêndice 3, 2004).
5.3 Matriz de Achados
As constatações e informações obtidas durante a execução da auditoria,bem como as propostas de conclusões, recomendações e determinações, sãoregistradas na matriz de achados.
Descrição da estrutura da Matriz de Achados:
1 Achados:
1.a) Situação encontrada:
Constatações de maior relevância, identificadas na fase de execução.
1.b) Critério:
Padrão usado para determinar se o objeto auditado atinge, excede ou está aquém do desempenho esperado.
1.c) Evidências e análises:
Resultado da aplicação dos métodos de análise de dados e seu emprego na produção de evidências. De forma succinta, devem ser indicadas as técnicas usadas para tratar as informações coletadas durante a execução e os resultados obtidos.
1.d) Causas:
Podem ser relacionadas à operacionalização ou à concepção do objeto da auditoria, ou estar fora do controle ou da influência do gestor.
A identificação de causas requer evidências e análises robustas.
As deliberações conterão as medidas consideradas necessárias para sanear as causas do desempenho insuficiente.
1.e) Efeitos:
Consequências relacionadas às causas e aos correspondentes achados.
Pode ser uma medida da relevância do achado.
2 Boas práticas:
Ações identificadas que que comprovadamente levam a bom desempenho.
Essas ações poderão subsidiar a proposta de recomendações e deteminações.
3 Recomendações e determinações.
Devem ser elaboradas de forma a tratar a origem dos problemas diagnosticados.
Sugere-se parcimônia na quantidade de deliberações e priorização para solução dos principais problemas.
4 Benefícios esperados.
Melhorias que se esperam alcançar com a implementação das recomendações e determinações.
Os benefícios podem ser quantitativos e qualitativos e quantitativos. Sempre que possível, quantificá-los.
5.4 Relatório de Auditoria Operacional
5.4.1 Relatório
O relatório é o principal produto da auditoria. É o instrumento formal e técnico por intermédio do qual a equipe comunica o objetivo e as questões de auditoria, a metodologia usada, os achados, as conclusões e a proposta de encaminhamento (BRASIL, 2009a).
A Intosai apresenta os padrões internacionais de elaboração de relatórios de auditoria governamental para as Entidades de Fiscalização Superior.
5.4.2 Concepção da Intosai sobre a elaboração do relatório de auditoria como processo contínuo:
À medida que o trabalho progride, o relatório preliminar de auditoria toma forma. Ao longo da auditoria, a análise de dados e informações envolve ponderar argumentos e afirmações, consultar especialistas, fazer comparações e análises. Notas e observações são organizadas de forma estruturada (na matriz de achados) e, à medida que discussões internas e externas progridem, o texto é rascunhado, avaliado e reescrito, detalhes são conferidos e conclusões discutidas.
Com base em textos intermediários de discussão, os principais problemas e conclusões podem ser debatidos, fatos confirmados com os auditados e as propostas desenvolvidas.
Fonte: ISSAI 3000/4.5 e 5.1., 2004.
5.4.3 Apresentação de dados:
Um elemento chave para a qualidade do relatório de auditoria é a análise abrangente dos dados e como ela é apresentada. É importante que as informações sejam bem apresentadas para que os relatórios comuniquem claramente as conclusões, as propostas de deliberação e as análises nas quais se baseiam (NAO, 1996).
5.4.4 Diretriz da Intosai sobre divulgação de relatórios de auditoria:
Relatórios abrangentes e a distribuição ampla de todos os relatórios são chave para a credibilidade da função de auditoria. Se possível, cada auditoria operacional deve ser publicada em um relatório separado.
O texto deve ser dividido em capítulos, e estes, em subtítulos. Seção é o nome genérico de qualquer uma das partes em que se divide o texto de um documento (ABNT, 2003). Os parágrafos do texto devem ser numerados sequencialmente, a partir da introdução, sem desdobramento por número de capítulo. A numeração dos subtítulos é constituída pelo número do capítulo a que pertence, seguido de ponto e do número que lhe foi atribuído na seqüência do assunto (ABNT, 2003).
5.4.5 Estrutura do Relatório de Auditoria Operacional
1 Introdução:
1.1 Identificação simplificada do objeto de auditoria;
1.2 Antecedentes;
1.3 Objetivos e escopo da auditoria;
1.4 Critérios;
1.4 Metodologia;
2 Visão geral:
3 Primeiro capítulo principal:
3.1 Subtítulo;
3.1.1 Parágrafo inicial de impacto, com descrião concisa do achado;
3.1.2 Critério;
3.1.3 Análise das evidências;
3.1.4 Causas;
3.1.5 Efeitos e riscos decorrentes da manutenção da situação encontrada;
3.1.6 Boas práticas;
3.1.7 Conclusão;
3.1.8 Propostas;
3.1.9 Benefícios esperados;
4 Análise dos comentários dos gerstores:
5 Conclusão:
6 Proposta de encaminhamento
5.4.6 Introdução
A introdução é a parte inicial do texto e deve conter os elementos necessários para situar o tema da auditoria.
Compõe-se dos seguintes elementos:
a) identificação simplificada do objeto de auditoria. Detalhes são apresentados na visão geral;
b) antecedentes, que contemplam as razões que originaram a auditoria, a decisão que a autorizou e a existência de fiscalizações anteriores no mesmo objeto;
c) objetivos e escopo da auditoria, onde devem ser claramente enunciados os objetivos gerais e específicos e os limites do trabalho, especificando os sistemas ou aspectos que foram auditados, bem como a justificativa de se ter adotado a abordagem descrita;
d) critérios, que deve conter padrões gerais utilizados para emitir opinião sobre o desempenho do objeto de auditoria. Pode incluir o arcabouço conceitual básico, em auditorias mais complexas, bem como a fonte dos padrões de desempenho utilizados. Critérios específicos aplicáveis às questões de auditoria devem ser descritos no capítulo correspondente; e
e) metodologia, que compreende os métodos empregados na coleta e na análise dos dados. A metodologia deve ser exposta resumidamente, registrando-se detalhes em apêndice.
Devem ser mencionadas as limitações impostas ao trabalho associadas à metodologia usada para investigar as questões de auditoria; à confiabilidade ou à dificuldade na obtenção de dados, assim como as limitações relacionadas ao próprio escopo do trabalho, ou seja, as áreas e os aspectos não analisados.
5.4.7 Visão geral:
Na visão geral, descrevem-se as características do objeto de auditoria que são necessárias para a compreensão do relatório, fazendo-se as correlações com os objetivos da auditoria, quando for o caso.
Os textos analíticos resultantes da aplicação das técnicas de diagnóstico são importantes para subsidiar a redação desse capítulo. Alguns dos elementos da visão geral podem ser: objetivos, responsáveis, histórico, beneficiários, principais produtos, relevância, indicadores de desempenho, metas, aspectos orçamentários, processo de tomada de decisão, sistemas de controle.
5.4.8 Capítulos principais:
Os capítulos principais compõem-se do relato articulado e argumentado sobre os achados de auditoria. Os capítulos devem ser apresentados em ordem decrescente de relevância, isto é, inicia-se pelo tema que se revelou mais importante. O mesmo se aplica à apresentação dos achados dentro de cada capítulo, em subtítulos apresentados em ordem decrescente de relevância.
Portanto, nem sempre será mantida a ordem proposta no projeto de auditoria.
Outra forma de organizar o texto é partir dos temas mais gerais para os mais específicos. Essa pode ser a melhor maneira de apresentar assuntos complexos e interligados cuja compreensão seja facilitada a partir da leitura de achados que introduzam o contexto no qual os demais de inserem.
5.4.9 Análise dos comentários dos gestores:
O auditado sempre deve ter oportunidade de examinar o relatório preliminar de auditoria antes que ele seja tornado público (ISSAI 3000/4.5, 2004).
Dessa forma, a unidade técnica deve diligenciar para que os auditados apresentem seus comentários escritos sobre o relatório preliminar, fixando prazocompatível. O relatório preliminar tem todos os elementos do relatório final, exceto o capítulo de análise dos comentários dos gestores. Representa a oportunidade do gestor tomar conhecimento dos achados, conclusões e propostas em seu contexto completo e por escrito (ISSAI 3000/4.5, 2004).
A unidade técnica poderá deixar de incluir a proposta de encaminhamento no relatório preliminar, caso seu conhecimento pelos gestores coloque em risco o alcance dos objetivos da auditoria.
Os gestores devem ser informados sobre o caráter sigiloso do relatório preliminar. A cópia impressa do relatório a ser encaminhada deve conter marca d’água na diagonal de todas suas páginas com a expressão SIGILOSO.
Os comentários oferecidos devem ser analisados em instrução na qual a equipe de auditoria avaliará a necessidade de rever pontos do relatório ou apresentará argumentos para manter posições discordantes dos gestores.
Quando os auditados fornecerem novas informações ao apresentarem seus comentários, a equipe deverá avaliá-las, segundo os padrões aplicáveis às evidências, antes de incorporá-las ao relatório (ISSAI 3000/4.5, 2004). Caso as novas informações e argumentos dos auditados sejam importantes para esclarecer pontos do relatório ou sejam suficientes para alterar o entendimento da equipe, as modificações serão feitas nos capítulos principais do relatório, sem necessidade de mencioná-las no capítulo de análise dos comentários dos gestores. Nesse caso, deve constar da análise a informação de que foram feitas alterações no relatório em razão dos comentários dos gestores.
5.4.10 Conclusão:
Esse capítulo deve trazer as respostas às questões de auditoria. As conclusões devem responder aos objetivos da auditoria, basear-se na racionalidade e em critérios específicos da auditoria (ISSAI 3000/4.5,2004). As conclusões do relatório são afirmações da equipe, deduzidas dos achados. Devem destacar os pontos mais importantes da auditoria e as principais propostas de deliberações (ISSAI 3000/4.3, 2004).
Conclusões são afirmações sintéticas e, como tal, inevitavelmente omitem ou simplificam algumas das informações registradas no corpo do relatório (NAO, 200-).
A conclusão deve destacar de forma equilibrada os pontos fortes do objeto de auditoria, as principais oportunidades de melhoria de desempenho e os possíveis benefícios esperados quantificando-os, sempre que possível, em termos de economia de recursos ou de outra natureza de melhoria. Devem ser relatadas as dificuldades enfrentadas pelos gestores e destacadas as iniciativas positivas por eles empreendidas no sentido de superar as dificuldades.
5.4.11 Proposta de encaminhamento
Caso sejam propostas deliberações, elas devem ter correspondência clara com os achados e devem ser baseadas nas causas desses achados (ISSAI 3000/5.2, 2004). As propostas de encaminhamento são recomendações e determinações que a equipe de auditoria demonstra serem necessárias e que contribuirão para sanar alguma deficiência identificada pela auditoria.
6 MONITORAMENTO
Monitoramento é a verificação do cumprimento das deliberações do TCU e dos resultados delas advindos, com o objetivo de verificar as providências adotadas e aferir seus efeitos.
O principal objetivo do monitoramento é aumentar a probabilidade de resolução dos problemas identificados durante a auditoria, seja pela implementação das deliberações ou pela adoção de outras medidas de iniciativa do gestor. A expectativa de controle criada pela realização sistemática de monitoramentos contribui para aumentar a efetividade da auditoria.
Fonte:
Tribunal de Contas da União