1 Definição de Projetos Organizacionais
Um projeto organizacional é um plano temporário empreendido com o objetivo de solucionar a criação de um produto, serviço ou resultado exclusivo. O projeto tem por característic principal ter um início e seguir de acordo com um cronograma previamente estabelecido.
Para definir um projeto organizacional, é preciso seguir algumas etapas, como iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e encerramento.
A gestão de projetos pode ser otimizada com o uso de ferramentas específicas, que ajudam a manter o trabalho e as metas organizadas em um único lugar, além de melhorar a eficácia da equipe e alinhar as expectativas quanto às formas de comunicação.
2 Etapas do Projeto
As fases de um projeto organizacional podem variar de acordo com a metodologia utilizada, mas existem algumas etapas comuns que são fundamentais para o sucesso do projeto. As cinco etapas mais comuns são:
Iniciação : Nesta fase, é indicada a real necessidade do projeto para a organização, a previsão do mesmo, orçamentos e cronogramas em um nível ainda macro. Deve estar conectado com a estratégia organizacional desde a fase de idealização até o momento de elaboração do escopo preliminar e uma ligação clara como os objetivos estratégicos que devem ser atendidos.
Planejamento : Nesta fase, é gerado o plano do projeto, a partir do que devemos saber o escopo, cronograma, orçamento, riscos, restrições, recursos necessários, entre outros. O planejamento vai possibilitar que o projeto seja colocado na prática e concluído com sucesso.
Execução : Nesta fase, o projeto é colocado na prática e as atividades planejadas são realizadas. É importante que haja uma eficiência eficiente de pessoas e recursos, sejam eles humanos, materiais ou financeiros.
Monitoramento e Controle : Nesta fase, é feito o acompanhamento do projeto para garantir que ele esteja dentro do escopo, cronograma e orçamento planejado. Também é importante monitorar os riscos e fazer ajustes quando necessário.
Encerramento : Nesta fase, o projeto é formalmente encerrado e entregue ao cliente. É importante que o cliente assine o termo de aceitação do projeto, para formalizar o seu encerramento. Também é importante que o gestor reúna sua equipe e os materiais do projeto em uma pasta compartilhada para que os colegas possam acessá-los sempre que necessário.
É importante lembrar que as fases de um projeto organizacional podem variar de acordo com a metodologia utilizada e com as necessidades específicas de cada projeto. Além disso, é fundamental que haja uma comunicação clara e eficiente entre a equipe do projeto e as partes interessadas envolvidas em todas as fases do projeto.
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