Monitoramento de recomendações de trabalhos de auditoria

Auditoria Interna

Introdução

O monitoramento de recomendações de auditoria é uma atividade realizada pelas Unidades de Auditoria Interna (UAI) para verificar a implementação das medidas propostas, sugeridas a partir dos achados identificados durante o processo de auditoria, com o objetivo de corrigir impropriedades, aprimorar processos e garantir a conformidade das atividades.

As ações de monitoramento consistem em verificar se as medidas propostas foram implementadas pelas áreas auditadas e se estão surtindo os efeitos esperados.

O monitoramento de recomendações de auditoria pode ser realizado por meio de relatórios, quadros resumo e fluxogramas, que facilitam a visualização do status das recomendações e o acompanhamento de sua evolução. Essa atividade é fundamental para garantir a efetividade das ações corretivas e preventivas propostas UAI.

As auditorias concluídas devem ser devidamente acompanhadas quanto ao cumprimento das suas recomendações. Portanto, se faz necessário o acompanhamento das providências adotadas pelo titular da unidade auditada em relação às recomendações constantes do relatório final, no qual deverá constar o prazo para atendimento e para a comunicação das providências adotadas.

Ressalta-se, porém, que, ao formular recomendações e posteriormente monitorá-las, a unidade de auditoria interna deverá priorizar a correção dos problemas de natureza grave, que impliquem em risco de dano ao erário ou de comprometimento direto das metas estratégicas definidas pela entidade auditada. Além disso, as auditorias subsequentes verificarão se o titular da unidade auditada adotou as providências necessárias à implementação das recomendações consignadas nos relatórios de auditoria anteriores sobre o mesmo tema.

Contudo, sob o ponto de vista da praticidade da efetividade, o procedimento de monitoramento de auditorias implica na adoção de medidas que visem estabelecer os critérios necessários para que esse acompanhamento obtenha êxito, com a efetivação das recomendações sugeridas e determinadas pela autoridade máxima da instituição ou por quem este atribuir competência.

Diante disso, em relação ao tema do monitoramento de determinações emanadas de trabalhos de auditoria, entende-se que deve ser procedido como abaixo descrito.

Sobre o processo de auditoria:

De acordo com o subitem 3.4 do Manual de Auditoria do Poder Judiciário, publicado pela Conselho Nacional de Justiça (CNJ) em 2023, os processos de auditoria interna relativos à avaliação devem ser encerrados após a publicação do relatório final de auditoria. Entretanto, as recomendações e os Planos de Ação devem ser objeto de monitoramento. 

Portanto, as respostas às recomendações da Auditoria Interna, quando acolhidas pela Alta Administração, devem acontecer no menor tempo possível, ressaltando-se que, preferencialmente, esse procedimento deve ser efetivado em processo próprio, a ser informado à Auditoria Interna e à autoridade competente, logo que for iniciado, visando o monitoramento de sua execução.

Como as unidades auditadas devem proceder em relação as recomendações da Auditoria Interna:

1. Como se espera, as medidas e/ou esclarecimentos recomendados pela Auditoria Interna, determinado pelo autoridade competente, devem ocorrer no menor tempo possível, principalmente quando houver urgência na mitigação de risco de dano ao erário ou de comprometimento direto das metas estratégicas definidas pela instituição.

2. As informações/respostas da unidade, quando se tratar apenas de esclarecimentos e/ou medidas saneadoras simples e que devem ser realizadas imediatamente, podem ser feitas no processo de informação da Auditoria Interna, o qual normalmente contém o relatório de auditoria.

3. Contudo, se for necessária a realização de medidas que envolvam alterações/correções de procedimentos que exijam maior elaboração e que não seja possível precisar a data de sua conclusão, a Auditoria Interna deverá recomendar também que a unidade auditada inicie um processo eletrônico ou físico, conforme o caso, com o objetivo de traçar um Plano de Ação.

Requisitos do Plano de Ação da unidade auditada:

O plano de ação constitui-se em um conjunto de medidas que cabe à unidade auditada adotar com a finalidade de tratar riscos significativos, solucionar problemas complexos identificados pela equipe de auditoria e abordar situações em que haja grande quantidade de ações a serem seguidas.  

Normalmente é requerido pela equipe de auditoria, mas pode também ser proposto pela administração da unidade auditada.  

Os planos de ação devem conter as seguintes informações:  

a. objetivo geral que se pretende alcançar por meio das ações;  

b. ações que serão realizadas;  

c. objetivo de cada uma das ações;  

d. cronograma para desenvolvimento das ações; e  

e. responsável pela execução de cada ação.  

Os planos de ação, obrigatoriamente formalizados em processos eletrônicos próprios, deverão ser elaborados pelo(a) gestor(a) e encaminhados à equipe de auditoria responsável no prazo acordado. A equipe então deverá avaliá-lo e, quando necessário, devolver aos(às) gestores(as) para a realização de ajustes. 

As ações propostas no plano devem atender os mesmos requisitos (aplicáveis) das recomendações, ou seja, devem ser: viáveis, práticas, monitoráveis, diretas, específicas, significativas, apresentar boa relação de custo-benefício, ter um(a) responsável pela sua implementação e, preferencialmente, atuar na causa raiz. Podem também ter foco na condição e/ou na consequência. 

Como a Auditoria Interna deverá proceder o monitoramento das recomendações:

O monitoramento consiste em acompanhar as iniciativas da unidade auditada, no sentido de implementar ações corretivas e ou de melhoria dos pontos críticos que foram identificados e validados durante a realização dos trabalhos de auditoria. 

As atividades de monitoramento podem ser realizadas de forma contínua ou em intervalos específicos de tempo, visando verificar se as recomendações estão sendo atendidas e se os achados de auditoria estão sendo ajustados dentro do prazo validado entre gestores.

Para tanto, a Auditoria Interna, periodicamente, pode utilizar-se basicamente de dois tipos de informações:

a) Solicitação de informações à unidade auditada.

b) Verificação do processo que contém o Plano de Ação da unidade.

Ressalta-se que os resultados das atividades de monitoramento podem ser informados anualmente à alta administração, preferencialmente, em conjunto com o relatório anual de atividades.  

O resultado do monitoramento deve ser informado ao Presidente do Tribunal de Justiça, ou ao Diretor-Geral Administrativo, com base em suas atribuições legais, por meio de um documento específico (Informação AUDIN), o qual deve ser sucinto, atendo-se às análises da documentação fornecida pelo(a) gestor(a) e dos fatos novos identificados.

O objetivo do referido documento, que deve constar no processo de auditoria em que as recomendações foram sugeridas, é formalizar e confirmar que o monitoramento está sendo feito, bem como informar aos interessados a posição dos(as) servidores(as) técnicos(as) diante da regularização dos achados de auditoria. 

Status das recomendações realizadas pela Auditoria Interna:

Para validação da resposta, a equipe de auditoria realizará testes quando necessário. Todas as informações deverão constar no sistema de monitoramento e os respectivos papéis de trabalho deverão ser arquivados em consonância com o que estabelece a legislação específica.  

O Auditor ou Auditores responsáveis pelo monitoramento registrarão a mudança de status da recomendação quando cumprido o prazo acordado para o atendimento, conforme as descrições abaixo: 

Situação: Implementada / Não implementada / Em implementação / Prejudicada 

Descrição: Descrever a situação da recomendação. 

Situação	Descrição
Implementada	A unidade auditada realizou as ações consideradas necessárias e suficientes pela auditoria interna para o atendimento da recomendação.
Não implementada	A unidade auditada não se manifestou, ou manifestou-se, de forma justificada, contrária à implementação da recomendação, porém, a auditoria interna não considerou razoáveis as justificativas apresentadas.
Em implementação	A unidade auditada iniciou a ação para atendimento da recomendação, porém, a solução não estava completa no momento da elaboração do relatório de monitoramento.
Prejudicada	Recomendação que sofreu situações de mudança no seu contexto que inviabilizou ou tornou desnecessário o seu conteúdo. A recomendação perdeu seu objeto, não sendo possível seu atendimento pela unidade auditada.

Diante de dificuldades para implementação da recomendação, o(a) gestor(a) poderá solicitar à unidade de auditoria interna novo prazo para cumprimento do que foi estabelecido. O Coordenador(a) da Auditoria Interna, consultada a equipe de auditoria responsável, manifestará consentimento por escrito sobre nova data.  

Entretanto, se o Coordenador entender pelo não consentimento, deverá se manifestar formalmente, comunicando sobre a motivação e apresentados os riscos do não cumprimento na data previamente acordada.  

Caso a recomendação seja de alto risco ou relacionada à irregularidade, o Coordenador da AUDIN deverá comunicar à alta administração os riscos em questão, a fim de que seja conhecida a perspectiva dos(as) gestores(as) envolvidos(as) para que sejam orientados(as) quanto a esse risco.